Як зменшити ризики в роботі з бюджетними грошима

img
Керівникам

Як зменшити ризики в роботі з бюджетними грошима

Денис Овчаров, керуючий партнер Ovcharov & Partners Attorneys Association, проаналізував цю тему.

Співпраця з державними замовленнями і, як наслідок, з бюджетними грошима, - це завжди ласий шматочок для бізнесу. Як би парадоксально не звучало, держзамовлення часто вигідніше приватного співробітництва. Але і проблем з ними набагато більше. Це стосується як підготовки до участі в держзакупівлі, так і наслідків виграшу. Про те, як бізнесу мінімізувати ризики роботи з бюджетними грошима, читайте нижче.

Перед тим, як вступити в боротьбу за будь-держзамовлення, варто оцінити ризики, які можуть вплинути на роботу вашого бізнесу. Важливо пам'ятати не тільки про можливості кримінального переслідування, а й про перевірки Антимонопольного комітету України (АМКУ).

1. Ризики перевірки АМКУ

Вашу перемогу в тендері може затьмарити запит АМКУ про надання документів, пояснень з питання участі в тендері. Це повинно стати першим тривожним дзвіночком, що скоро варто очікувати проблем і, можливо, великих штрафів.

В першу чергу АМКУ оцінює учасників тендерних закупівель на предмет антиконкурентних узгоджених дій. Для того, щоб розкрити проблематику цього питання, необхідна окрема (і не одна) стаття, проте варто запам'ятати, що виходити на тендер компаніям із загальним бенефіціаром, компаніям, які мають загальних співробітників або тісні господарські зв'язки, потрібно з великою обережністю.

2. Ризики візиту правоохоронців

Убезпечити себе від візиту правоохоронців можна абсолютно зрозумілими і дієвими заходами. Виконавши наведені нижче рекомендації, ви зможете захиститися в разі візиту поліції, мінімізувавши ризики і завчасно закривши проблемні питання.

2.1. Перевіряйте замовника (в тому числі, керівника)

Не варто думати, що якщо замовником закупівель є держпідприємство, то проблем апріорі бути не повинно. Варто перевірити історію тендерних закупівель підприємства і оцінити наслідки для переможців.

Постарайтеся бути в курсі подій, які відбуваються з вашим бюджетним контрагентом. Злиття, реорганізація, кадрова чистка бюджетної організації часто закінчується перевіркою правоохоронців. У разі виявлення будь-яких порушень в господарських операціях ініціюються зустрічні перевірки у компаній-підрядників.

Тому така інформація - зайвий привід перевірити свою готовність до перевірки.

Крім того, варто перевірити, чи не перебуває сам керівник в хиткому положенні. Дуже часто при зміні влади старі верхівки починають втрачати свої крісла, в тому числі, і за допомогою кримінального переслідування.

2.2. Складаємо карту ризиків

Перевіривши вищевказану інформацію, радимо скласти карту ризиків, зваживши всі "за" і "проти". Здавалося б, ви володієте інформацією, проте після візуалізації кожного пункту, бачення може докорінно змінитися.

Якщо "плюси" превалюють, варто починати активну підготовку не тільки до участі в тендері, а й до можливого візиту правоохоронців.

2.3. Вибирайте субпідрядників

Найчастіше правоохоронні органи починають перевірку з компаній і організацій, які були задіяні у виконанні договірних зобов'язань по т.зв. субпідряду.

Ці організації перевіряються на предмет фактичного виконання договірних зобов'язань. І існування прогалин там може породити безліч питань до всіх учасників правовідносин з бюджетними коштами.

Крім наявності документів, що підтверджують виконання робіт або надання послуг, також рекомендуємо перевірити їх фактичне місцезнаходження за юридичною адресою, статус платника податків та інші атрибути бізнес-активності, такі як сайт, активний телефон та інші.

2.4. Будьте готові до проблем

Несподіваний візит поліції може викликати багато несприятливих наслідків: від паніки серед співробітників до вилучення техніки і важливої документації. Робота з бюджетними грошима - це завжди ризик, тому варто подбати про стратегію захисту бізнесу.

2.4.1. Документи / бухгалтерія

Самостійно проведіть аналіз господарських правовідносин з бюджетними організаціями. Він може складатися з наступних етапів:
- Наявність договорів і документів, що підтверджують їх фактичне виконання (наприклад, звіти, листування, акти, товарно-транспортні накладні та інші);
- Аналіз бухгалтерської документації з метою вірного відображення господарської операції.

Вся документація, яка стосується тендеру, повинна зберігатися окремо від інших документів. Якщо папери будуть в загальних папках або взагалі без належної структури зберігання, ви ризикуєте під час обшуку втратити документи, які взагалі не мають відношення до закупівель.

Щоб уникнути випадкового знищення, втрати, вилучення документів, які підтверджують реальність господарських правовідносин, ми рекомендуємо зберігати копії документів в електронному вигляді в безпечному місці. Не менш ефективна також передача документів до архівних установ. Пам'ятайте, що останнє місце, де можна буде знайти другий оригінал договору при втраті свого примірника - це бюджетна установа, з якою договір був укладений.

2.4.2. Співробітники

Рекомендуємо наказом керівника обмежити коло людей, які працюють з тендером, щоб, в разі кримінального переслідування, співробітники були готові до допитів. Ніколи не допускайте до роботи з ризикованими закупівлями "токсичних" співробітників.

2.4.3. Офіс (обшук)

Приймаючи рішення працювати з державними коштами, важливо передбачити можливість обшуку. Тут рекомендації досить очевидні, але за роки моєї роботи я неодноразово стикався з помилками, які повторюються:
- Офіс не найкраще місце для зберігання особистих цінних речей;
- Це ж стосується великих сум грошей;
- Техніка може бути вилучена, тому для зберігання інформації необхідно використовувати хмарні сховища;
- Чітка позиція менеджменту (як співпрацюємо з правоохоронцями, відповідаємо на запити).

Керівник повинен бути готовий приймати непрості рішення, які відносяться виключно до його компетенції. Адвокат може розповісти про варіанти, говорити про плюси і мінуси кожного з них. Але останнє слово залишається за керівником.

2.5. Не соромтеся залучати адвокатів

Сфера тендерів і бюджетних грошей багатьма сприймається як суто інтимна. Але пам'ятайте, що на стадії досудового розслідування формується та база, яку зможуть надалі використовувати ваші захисники, якщо справа дійде до суду. І чим раніше ви запросите фахівця, тим менш болісними і більш прогнозованими виявляться результати візиту правоохоронців.

Першочерговим завданням адвоката є виявлення відсутніх документів, підготовка співробітників, які брали участь у виконанні договірних зобов'язань, до надання пояснень і можливого допиту, а також контроль дотримання закону в ході самої перевірки.

Варто пам'ятати, що злагоджена робота керівника і співробітників, наявність чітких і зрозумілих інструкцій, своєчасне залучення юриста допоможуть уникнути збитків від неадекватних дій правоохоронних органів. Ми щиро сподіваємося, що майбутні реформи будуть тільки позитивно впливати на взаємовідносини держави і бізнесу, переведуть бюджетні організації зі статусу суцільного фактора ризику в статус надійних партнерів.

Навчання за категорією